書類整理①気合い禁物、まずは大きなグループ分けから

書類整理①気合い禁物、まずは大きなグループ分けから


ボックス

書類の整理は「平置きで重ねないこと」これがまず鉄則です。

中には、すごい山積みの書類の中から、だいたい書類の場所を覚えていて、以外と資料が出てくる人がいますが、まぁまぁの神業だと思います(笑)。しかし、神業で喜んで楽しんでる場合ではありません。

 

年度末、そして4月が近づくと、整理したい書類と新しく増えてくる書類がどんどん、山積みになり、整理しないといけないのに、どこまで、どう整理するべきか悩みます。

見つけたい書類が出てこなくて焦るのは、時間がもったいないです。

しかし、苦手な人にありがちなのが「完璧な書類ファイルをつくる」人です。

今日は書類整理日!と決めて作業に取り掛かるのは良いのですが、たくさんのバインダーやインデックスラベル、ポケットファイルなど、あらゆるツールを揃えて、完璧なファイルを作ります。

そして、完成したファイルに大満足!

保管用のファイルであれば、それで良いのですが、日常的に見直したり、追加するファイルは完璧だとしんどいです。

普段ファイリングが苦手な人は、特に完璧に作りすぎて、その後が続かなくなります。

 

【書類整理の失敗】

・気合を入れてファイルをつくった

・インデックスが細かすぎた

・継続的に増える資料ファイルなのにすでにパンパン

・一旦できて満足

・書類に穴あけるのが面倒

 

こんな失敗になりかねません。

 

【書類整理のポイント】

・ざっくりで良い

 

まずは、この1点だけです。

 

きっちりしすぎた収納ルールは自分を苦しめるだけです。

ひとまず簡単にグループ分けをして、そのグループ関連の書類だけがまとまっているだけでも、書類探しは断然減ります。

そして、収めれば良い場所、つまり「定位置」が決まります。

「定位置」が無いとモノは何でも行き場がなくて散らかります。

定位置の例としては、トップの写真のような書類ボックスに「〇〇系」とグループを決めて、保管していきます。

ひとまず打ち合わせが終わったり、使い終わったけど、まだ捨てられない書類はどんどん該当するボックスに貯めていきます。

貯めて行く時のポイントは、手前から新しい順などルールだけ決めておきます。

そうしておけば、必然的に日にち順に並んでいるので、いつ頃の打ち合わせの書類だったかなど憶測できます。

溜まった書類も、まずはグループ分けから取り組んでください。

 

もちろん、ボックスがいっぱいになったら、古い書類や不要な書類は処分します。

見返さないけど捨てられない書類は、スキャンしてデータ保存します。ファイル名はきちんと内容がわかるものにして保管します。書類のボックスと同じフォルダ名でPC上ににもつくっておけばグループ分けがわかりやすいですね。

 

まず、第一弾回は机の上に書類を貯めない簡単な工夫から始めましょう。

 

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