書類整理③すぐに見つかる書類整理

書類整理③すぐに見つかる書類整理


書類整理

書類整理がうまくいかないケースで多いのは、「とりあえずクリアファイル」に入れておく。というやり方です。

積み重なるように机の上に保管している場合、書類が重なっていくと境目がわからなくなるので、クリアケースにとりあえず入れておくことなります。

しかし、重なるクリアファイルを収納する場が無いときには、どんどん積み重なり、山のようになります。

そして、クリアファイルを次から次へと購入してしまいきます。

どっさり書類が溜まったときに、書類を整理をすると、クリアファイルがどっさり出てきて、今度はそのクリアファイルを保管する用に収納スペースが必要になります。

 

書類整理①のように、ボックスで大きく分類分けができるようになれば、次は上の写真のように「見出し付きの個別ファイル」を使用してわかりやすく分類していきます。

それぞれの案件別に挟んでいくだけでOKです。

面倒なファイリングは後回しで良いです。

机の上に積み重ねずに、すぐに「個別ファイル」に差し込みます。

「定位置」を決めることで、書類はすぐに見つかります。

 

わざわざ「個別ファイル」を作成する量では無い時には、下の写真のように「見出しシール」を使用して分類分けをするだけdも充分です。

そして、特に重要なファイルは色付きのものにして分別しています。

ファイル_0002

 

ただ、進捗中の案件や作業をしなければいけないものについては、「作業ゾーン」をつくるのがおすすめです。

下の写真で少しわかりづらいですが、右の赤枠で囲った部分が「作業ゾーン」です。

これは、棚でも、引き出しでも同じように対応できます。

 

作業しなければいけない仕事はファイルで分けて、作業が完了すれば、個別ファイルに移動していきます。

そのファイルがなくなれば、やらなければならない仕事は完了してわかりやすいです。

ファイル_0012

穴あけパンチでファイリングする方法はとても理想的ですが、面倒な作業でもあります。

「個別ファイル」でも充分書類整理は簡単にできます。

まずは、ストレスなくできる方法で整理していくことがポイントです。

 

 

 

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